1. Después de haber recibido la información por parte del departamento de almacenamiento sobre la necesidad de materias primas entre ellas:
XX de Velcro XX de Microfibra
XX de Tela impermeable XX de Algodón
Se procede a solicitar cotizaciones con proveedores internacionales, ya que de antemano se sabe que a nivel local esta materia prima es de elevado precio.
2. Se han recibido cotizaciones de materiales solicitados, procedemos a analizar los precios, calidad del producto, garantías, tiempo de entrega, formas de pago, en este paso pedimos ayuda al departamento de tráfico con la Selección de Incoterms ofrecido por los proveedores, en la mayoría proveedores Asiáticos ubicados en China.
3. En base a las cotizaciones se ha decidido seleccionar a los proveedores más aptos y con mejor propuesta, Brenntang ubicada en Hong Kong la cual suple todos los productos necesitados, ha presentado una propuesta con grandes beneficios económicos, y ha dispuesto un tiempo de entrega con Naviera Hamburg Sud de 30 días, adicional una póliza de seguro que cubre desde el Puerto de Salida en China hasta Puerto Cortes, Procedemos a realizar un Contrato de Compra Venta en el cual nos dan un crédito de 10 días de pago una vez mercadería llegue a Puerto.
4. Se procede a Enviar Orden de compra con la especificación de cantidades y cualidades de mercadería a comprar.
Proveedor da el visto bueno sobre la misma y brinda fecha en que la mercadería estará lista para envió, posterior a esta información deben enviarnos la documentación del envió es decir Draft de conocimiento de embarque, facturas comerciales y manifiestos de carga así como fotografías de embalaje de carga, esta información es revisada en conjunto con el departamento de trafico quienes harán las funciones del proceso de importación y monitoreo.
5. Una vez enviada la mercadería, la persona encargada del monitoreo de esta carga en el departamento de compra, debe estar pendiente de todo el proceso de nacionalización de mercadería, brindando la información necesaria al departamento de tráfico; Ya que quien conoce más el producto solicitado es quien emitió la orden de compra e hizo la compra a través de catálogos, brindar especificaciones al aduanero sobre el producto de ser necesario y traducciones si las facturas vienen en un idioma diferente al español.
6. Una vez mercadería sale de Aduanas hacia Bodegas de la empresa, se debe informar al departamento de Almacenamiento sobre la llegada de dicha mercadería con el respaldo de documentación, orden de compra, documentos de ingreso al país, y que esta mercadería sea ingresada a bodega, haciendo respectiva revisión del estado de las mismas.
En este paso el departamento de compra se coordina con contabilidad para realizar los respectivos pagos a proveedores.
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